مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

 با این حال، ابزارهایی نیز برای مدیریت زمان وجود دارد که میتواند در سطوح پیشرفتهتر به افراد کمک نموده تا مدیریت زمان را به‌سادگی و در کوتاهترین زمان انجام دهند. یکی از این ابزارها که شاید بتوان آن را از کارآمدترین ابزارهای مدیریت زمان دانست، ماتریس آیزنهاور است که در این نوشتار سعی می‌گردد تا توضیحاتی پیرامون چگونگی استفاده از آن ارائه شود.

 ماتریس آیزنهاور که ماتریس «فوری- مهم» نیز نامیده می‌شود، به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کرده و صرفاً بر کارهای مهم‌تر تمرکز نمایید. «دوایت آیزنهاور»، طی سال‌های 1953 تا 1961 میلادی، رئیس‌جمهور آمریکا بود. وی با توجه به وظایف و مشغله‌های فراوان خود، همواره با این معضل مواجه بود که می‌بایست بر کدام‌یک از آن‌ها متمرکز شود. این امر در نهایت منجر به ابداع اصل مشهور و جهانی وی گردید که امروزه به ما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی نماییم

فعالیت‌های «فوری» و «مهم» چیست؟

 آیزنهاور در سال 1954 میلادی در یک سخنرانی گفت که «من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هیچ‌گاه فوری نیستند». همین جمله مبنای اصل آیزنهاور قرار گرفت که می‌تواند مدیریت زمان را به شیوه‌ای کاربردی و ساده، در دسترس همگان قرار دهد. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهای مهم نماییم، نه اینکه فقط بر روی کارهای فوری متمرکز شویم. این امر مستلزم درک تفاوت‌های این دو مفهوم است:

 فعالیت‌های مهم، نتیجه‌ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می‌شود؛ چه این اهداف حرفه‌ای باشند و چه شخصی.

فعالیت‌های فوری نیاز به توجه فوری دارند و معمولاً به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. این دسته از کارها، اغلب فعالیت‌هایی هستند که ما بر روی آن‌ها تمرکز می‌کنیم و نیازمند توجه هستند، چراکه عواقب عدم رسیدگی به آن‌ها فوری است

چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم؟

 برای استفاده از این اصل، تمام کارهایی که احساس می‌کنید باید انجام دهید را لیست نمایید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می‌گیرند، اما با این حال بی‌اهمیت هستند، را در لیست خود بگنجانید. حال، از راهکارهای زیر برای زمان‌بندی انجام کارهای خود استفاده نمایید:

 1- مهم و فوری:

  دو نوع متمایز از فعالیت‌های فوری و مهم وجود دارد: آن‌هایی که شما نمی‌توانید پیش‌بینی کنید و آن‌هایی که تا لحظه آخر رها کرده‌اید. شما می‌توانید فعالیت‌های لحظه آخری را با برنامه‌ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید. با این حال، همیشه نمی‌توانید برخی از مسائل و بحران‌ها را پیش‌بینی یا از آن‌ها جلوگیری کنید. بهتر است در برنامه خود، کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیرمنتظره و فعالیت‌های مهم برنامه‌ریزی نشده، باقی بگذارید. اگر شما حجم زیادی از فعالیت‌های فوری و مهم دارید، مشخص نمایید که کدام‌یک از آن‌ها را می‌توانید پیش‌بینی کنید و سعی نمایید در مورد این‌که چطور می‌توانید فعالیت‌های مشابه را از قبل برنامه‌ریزی کنید تا تبدیل به فعالیت‌های فوری نشوند، فکر کنید.

2- مهم و غیر فوری:

 این دسته از فعالیت‌ها به شما کمک می‌کنند تا به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود دست یابید؛ در واقع، این کارها تکمیل کننده مجموعه کارهای مهم ولی کمتر ضروری شما بوده که بخشی از آن‌ها در دسته کارهای مهم و فوری انجام گرفته است. مطمئن شوید که مقدار مناسبی از زمان خود را برای انجام درست این کارها در اختیار دارید، به‌طوری‌که تبدیل به فعالیت‌های فوری نمی‌شوند. همچنین به یاد داشته باشید که در برنامه خود، زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش‌بینی‌نشده اختصاص داده‎‎اید.

 3- غیر مهم و فوری:

 کارهای فوری ولی غیر مهم، کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می‎‎دارند. از خودتان بپرسید آیا می‌‎توانید آن‌ها را دوباره برنامه‎‎ریزی کرده و یا به دیگری محول کنید. یک منشأ رایج چنین فعالیت‎هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات یک «نه» گفتن مؤدبانه به افراد، یا تشویق آن‎‎ها به این‌که خودشان مشکل را حل کنند، بهتر خواهد بود.

4-  غیر مهم و غیر فوری:

 این دسته از کارها، تنها حواس شما را از کارهای اولویت‌‎دار پرت می‎‎نماید؛ پس تا آن‎جا که می‎‎توانید از آن‎‎ها اجتناب کنید. گشت‌‎وگذار در اینترنت بدون دلیل و یا بازی بیش از حد طولانی، نمونه‎‎ای از کارهای غیر مهم و غیرضروری است که می‌تواند بهانه‎‎ای برای به تعویق انداختن کارهای دسته اول و دوم باشد.

استراتژی‎‎های چهارگانه در مدیریت کسب‌وکار

کارهای فوری و مهم را در اسرع وقت انجام دهید؛ ارجاع دادن این دسته از کارها به زمان‌های دیگر، می‌تواند علاوه بر دور شدن از اهداف بلندمدت، در کوتاه‌مدت نیز شما را با مشکلات و عواقب متعددی روبرو سازد.

 از کارهای مهم و غیر فوری غافل نشوید و زمانی مناسب برای انجام آن‌ها اختصاص دهید. برنامه‌ریزی، مهم‌ترین کاری است که در قبال این دسته از کارها می‌بایست انجام دهید.

 کارهای غیر مهم و فوری را تا آن‌جا که می‌شود به زمان و یا افراد دیگر محول نمایید. این کارها در راه رسیدن به اهداف بلندمدت، هیچ کمکی به شما نخواهند کرد.

کارهای غیر مهم و غیر فوری را از برنامه کاری خود حذف کنید. شناسایی این دسته از کارها و اجتناب از صرف وقت بسیار برای انجام آن‌ها، از مهم‌ترین شاخص‌های متمایزکننده یک مدیر موفق با دیگران است.

پنج نکته کلیدی مدیریت زمان، در زمان استفاده از ماتریس آیزنهاور

 لیست نمودن همه کارهایی که باید انجام شود، ذهن شما را آزاد می‌نماید؛ اما همیشه اول از خودتان بپرسید، چه کاری ارزش انجام دادن دارد. سعی کنید خودتان را به بیش از هشت کار در هر بخش از ماتریس محدود نکنید. قبل از اضافه کردن کار جدید، اول وظیفه‌ای را که از همه مهم‌تر است، تکمیل نمایید. به یاد داشته باشید: «مهم جمع‌آوری نمودن وظایف نیست، انجام دادن و تکمیل آن‌‎ها است.» شما همیشه باید هم برای کارهای شخصی و هم کارهای مرتبط با کسب‌وکار، از یک لیست واحد استفاده نمایید. به این ترتیب هیچ‌وقت نمی‌توانید در مورد انجام ندادن هیچ‌کاری برای خانواده یا خودتان، در پایان روز شکایتی داشته باشید. اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت‌‎های شما را مشخص کنند. اول صبح برنامه‌‎ریزی کنید، سپس بر روی کارهای برنام‌ریزی شده، متمرکز شوید و در نهایت، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.  سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن کارهایی که باید انجام دهید.  در پایان توصیه می‌شود استفاده از ماتریس آیزنهاور را به یک عادت روزانه بدل نمایید. استفاده از اپلیکیشن‌های مرتبط بر روی گوشی تلفن همراه، می‌تواند به شما کمک نماید تا به‌سادگی و در هر زمان و مکانی به ماتریس کارهای روزانه خود دسترسی داشته باشید